POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S.
PRESENTACIÓN
En primera instancia, la elaboración y propuesta del presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el cual regula los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del Tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.
Adicionalmente es importante precisar que en los literales d) y e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se hace expresa mención al Encargado y al Responsable del tratamiento, respectivamente. Así, el responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, mientras que el Encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Por otro lado, el esquema de globalización que las tecnologías de la información han originado principalmente por el uso masivo y universal de internet y de las tecnologías, permitiendo que a las empresas la gestión, explotación y almacenamiento eficiente de la información personal que utiliza para el cumplimiento de sus objetivos corporativos y de negocio, como puede ser en sus procesos de selección y contratación de personal, o los procesos relacionados con el servicio y atención a clientes, usuarios, proveedores, accionistas y directivos, entre otros; no obstante las empresas se ven sumergidas en un ambientes agresivos donde el delinquir, sabotear y robar se convierte en retos para los delincuentes informáticos conocidos como Hackers y Crakers, por tal motivo el mayor desafío de las empresas es establecer políticas que eviten estos riesgos delictivos.
Ahora bien, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, desarrolla una seria de garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del derecho fundamental del habeas data tiene por objeto garantizar a los titulares de los datos el poder de decisión y control que tienen sobre la información que les concierne, concretamente sobre el uso y destino que se le dan a sus datos personales. En este sentido, el derecho a la protección de datos personales otorga al Titular las facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están
sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización.
La normatividad y la jurisprudencia relacionada con el derecho de habeas data se ha dado a la tarea de señalar la especialidad que tiene el tratamiento de datos personales de menores de edad, en aras de proteger los derechos de los niños, niñas y adolescentes.
Por consiguiente, el objetivo del presente documento es cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de Responsables del tratamiento de datos personales de acuerdo a los previsto en el literal k) del artículo 17 de la referida ley y en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.
Asimismo estas Políticas abarcan los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, así como las demás normas complementarias y las diversas decisiones proferidas por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema.
CONTENIDO
CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES ....................................................................................... 5
1. LEGISLACIÓN APLICABLE ......................................................................................................... 5
2. INFORMACION DEL RESPONSABLE ....................................................................................... 5
3. ALCANCE ........................................................................................................................................ 5
4. BASES DE DATOS ........................................................................................................................ 5
5. OBJETO ........................................................................................................................................... 6
6. DEFINICIONES............................................................................................................................... 6
7. FINALIDAD ...................................................................................................................................... 8
8. PRINCIPIOS .................................................................................................................................... 9
CAPÍTULO II AUTORIZACIÓN .............................................................................................................. 10
9. AUTORIZACIÓN ........................................................................................................................... 10
10. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN ................................ 10
CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES ............................................................................................. 11
11. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN ............................................. 11
12. DEBERES DE LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES .......................................................................... 12
CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN .................... 13
13. DERECHO DE ACCESO ........................................................................................................ 13
14. CONSULTAS............................................................................................................................. 13
15. RECLAMOS .............................................................................................................................. 14
16. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS ................................................................................................................. 15
17. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN ............................................................................ 17
CAPITULO V SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN .......................................................................... 17
18. MEDIDAS DE SEGURIDAD ................................................................................................... 17
19. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD ............................................... 17
CAPÍTULO VI DISPOSICIONES FINALES .......................................................................................... 18
20. VIGENCIA .................................................................................................................................. 18
CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES
1. LEGISLACIÓN APLICABLE
Este documento fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”y el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”. A estas Políticas le sarán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores.
2. INFORMACION DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO
LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. es una persona jurídica de derecho privado, domiciliada en Medellín, Antioquia, identificada con número de NIT: 890900515-2, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: CL 50 49 44 OF 204, Medellín
Teléfono: (4) 5134169
Correo electrónico: libmarin@une.net.co
3. ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales.
4. BASES DE DATOS
Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos que maneja la compañía, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012” y la Circular Externa 002 de 2015 que “Adicionó el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio”, cuyo
período de vigencia se contará desde la fecha de la autorización y hasta el cese de las operaciones de la sociedad.
5. OBJETO
El objeto del presente documento es dar cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes de los Responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos de protección de datos personales, y lo estipulado por el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento cumplan las mismas, el Decreto 886 de 2014, que regula lo relacionado al Registro Nacional de Bases de Datos; así mismo tiene la finalidad de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios.
6. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
7. FINALIDAD
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. con las siguientes finalidades:
Para el envío de información a sus trabajadores y familiares.
Para la afiliación a servicios de salud de los trabajadores y sus beneficiarios.
Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S.
Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío de información relacionada con la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S.
Para la interacción con sus Distribuidores, para la verificación del cumplimiento de los estándares de distribución, de sus obligaciones legales con sus trabajadores.
Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores y evaluar el cumplimiento de sus obligaciones, entre otros.
Para la verificación de saldos de sus acreedores.
Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales sin contradecir la legislación vigente en Colombia.
Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
8. PRINCIPIOS
a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
CAPÍTULO II AUTORIZACIÓN
9. AUTORIZACIÓN
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de los mismos.
La autorización es una manifestación de voluntad del Titular de autorizar que LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. realice el Tratamiento de sus Datos Personales, puede constituir en un documento físico o electrónico que permita garantizar su posterior consulta, igualmente también puede constar de conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, es decir a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
IMPORTANTE: En ningún caso la empresa asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
En caso de no haberse tenido una autorización del Titular, los datos no podrán ser recolectados y almacenados en la base de datos.
10. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
Habrá un formato para la autorización que será elaborado por LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S., y será puesto a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, y de esta manera se garantiza que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición, dicho formato actuará como prueba de autorización.
La autorización es una declaración que informa al Titular de los datos personales:
a) Quién recopila su información personal (responsable o encargado).
b) Qué datos se recopilan.
c) Para qué recoge los datos, es decir las finalidades del tratamiento.
d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
e) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento, este ítem es en caso de que aplique.
f) Aviso de privacidad donde se informa la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales y sus derechos como Titulares.
CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES
11. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.
b) Solicitar la prueba de la autorización que se otorgó a LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento.
c) Ser informado por LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. mantendrá habilitados medios de contacto para que los Titulares de datos puedan ejercer sus derechos, los cuales serán informados y puestos a disposición en el Aviso de Privacidad.
12. DEBERES DE LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. debe tener presente en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refiere, que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos y sólo se hará uso de dichos datos para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso las normas aplicables, de este modo, se compromete a cumplir de forma permanente con los siguientes deberes relacionados con el tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
e) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
f) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
g) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
h) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
i) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
j) Ingresas en la base de datos la información en discusión judicial en caso de que notifique por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
k) Insertar en la base de datos los reclamos y los motivos del mismo en caso de que se presente.
l) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
m) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
n) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Designar a una persona la función de protección de datos personales, quien le dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de sus derechos.
p) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
13. DERECHO DE ACCESO
El derecho que tiene el Titular de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento, genera a LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. el deber de garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías:
a) En la primera vía el Titular puede conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
b) En la segunda vía el Titular puede tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
c) En la tercera vía Supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, les decir, informa al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso del Titular a ellos.
14. CONSULTAS
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos; de esta manera LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para atender las solicitudes de consulta se utilizaran:
a) Medios de comunicación electrónica.
b) Establecer formularios físicos.
c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que atiendan a los titulares
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo, en caso de no ser posible atender la consulta en el tiempo establecido, se deben informar los motivos del retraso y señalar la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
15. RECLAMOS
El Titular o sus causahabientes podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento si consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando prevén un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en las normas aplicables.
El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) Lo debe presentar el Titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013.
b) El reclamo recibido debe tener la información completa que permita darle trámite, es decir, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos soportes.
c) En caso de que el interesado no presente la información completa se solicitará al interesado que dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción presente la documentación completa, si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el solicitante no ha presentado la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
d) Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S., éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará de la situación al interesado.
e) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos del Responsable indicando el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido; el Reclamo deberá mantenerse allí hasta que sea resuelto.
f) El término para atender el reclamo será máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, en caso de no ser posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento los motivos del retraso y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
16. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS
En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
1) Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:
a) El Titular o sus causahabientes a través de instrumentos electrónicos o medios físicos que le permitan identificarse.
b) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
c) Por estipulación a favor de otro o para otro.
d) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Nota: Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
2) La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
a) El nombre, domicilio del Titular y correo electrónico para recibir la respuesta.
b) Los documentos que acrediten la identidad del Titular o la personalidad de su representante.
c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
d) Los Respectivos documentos soportes que faciliten la localización de los datos personales.
LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información que esté incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento señalado anteriormente, en dicha solicitud se debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. tiene plena libertad de habilitar los mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular; en consecuencia, se podrán a disposición del interesado a través de medios electrónicos o físicos los formularios de solicitud de rectificación y actualización.
En caso de que LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de los derechos de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de los diferentes medios de comunicación que haya.
El Titular tiene el derecho a solicitar la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S.
El derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
17. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. debe establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:
a) Sobre la totalidad de las finalidades consentidas, en este caso se debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.
b) Sobre tipos de tratamiento determinados, es decir para ciertos fines.
CAPITULO V SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
18. MEDIDAS DE SEGURIDAD
De conformidad con principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
19. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD
LIBRERIA PAPELERIA MARIN S.A.S. implementará protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y
a los sistemas de información; el procedimiento deberá considerar los siguientes aspectos:
a) Capacitación al personal que ingresa a la Compañía acerca de las Políticas de Tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.
b) El ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
c) Las medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido por las normas aplicables.
d) Funciones y obligaciones del personal.
e) Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
f) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
g) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
h) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
i) Medidas que se deben tomar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.
j) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios importantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
k) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.
CAPÍTULO VI DISPOSICIONES FINALES
20. VIGENCIA
La presente Política está rigiendo desde el 01 de Enero de 2.017.
